Proces optimalisatie

Elke organisatie heeft te maken met processen. En hoe dichter ze op de kernactiviteiten zitten, hoe belangrijker ze zijn. Helaas geldt voor die processen vaak ook dat, eenmaal geïmplementeerd, ze lang in dezelfde vorm blijven bestaan.

Maar in alle processen schuilt de potentie om ze nog beter en efficiënter te maken en zo bij te dragen aan een nog beter resultaat. Bij Doop vindt u de specialisten die dat doen. En op deze pagina leggen we u graag uit wat die optimalisaties inhouden en doen voor uw organisatie.

Procesoptimalisatie is simpel gezegd het continu monitoren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Het doel: ze nóg efficiënter en effectiever laten verlopen. Bij Doop kijken we daarbij vooral kritisch naar de processen die te maken hebben met klanten en klantcontact. En die mogelijkheden zien we eigenlijk altijd. Wij kijken met een objectieve en gezond kritische blik van buiten naar binnen. En dat is veel moeilijker als je zelf binnen zit en werkt volgens de processen die je moet doorlichten.

Wij staan voor u stil bij uw processen, zodat u door kunt. Want af en toe stilstaan is belangrijk.

Processen raken bedrijven in de kern van hun dagelijks functioneren. Mensen zijn erop ingesteld, apparatuur is erop afgesteld. Naarmate de organisatie groter wordt, grijpen die processen en hun invloed harder in. En kan de weerstand tegen verandering groeien. Toch zijn er een aantal goede redenen om processen te optimaliseren. En als je te boeken vooruitgang duidelijk en voelbaar kunt maken voor de direct betrokken, verandert die weerstand in medewerking. De pluspunten van proces optimalisatie?

- Efficiënter werken
Overbodige stappen zorgen voor vertraging en verhogen de kans op fouten. Sommige stappen kunnen misschien wel geautomatiseerd worden om risico’s te verlagen. Ook voor medewerkers is het prettiger om hetzelfde te kunnen doen met minder stappen en regels.

- Klanten beter helpen
Verkoop is de brandstof voor je bedrijf. Dus doe je alles om je klanten maximaal van dienst te zijn. Efficiënte processen helpen daarbij. Een klant die snel en goed geholpen is, is zeer waarschijnlijk positiever over je producten of diensten. Een groot goed in een tijd waarin de klant van koning langzaam verandert in keizer.

- Processen worden duidelijker
Onduidelijkheid verhoogt de kans op fouten. Op kleine missers en grotere ongelukken. Door kritisch en van buitenaf te kijken naar verantwoordelijkheden, afspraken en informatiebehoeften, komen de meeste optimalisatiemogelijkheden al snel aan het licht. Natuurlijk kan er nog steeds is misgaan, maar met heldere processen is de oplossing dichterbij.

- Wet- en regelgeving
Wetten en regels veranderen. Sommigen vaker dan anderen, maar de klimaattransitie, bijvoorbeeld, zorgt voor een versnelling aan regels. Maar denk ook eens aan de AVG, de privacywet, die jaren geleden de relaties tussen bedrijven en consumenten blijvend veranderen. Natuurlijk verandert er niet zomaar een belangrijke wet van de ene op de andere dag, maar een proces verander je ook niet zomaar. Daarom is het belangrijk om processen te toetsen op bestendigheid tegen grote en kleine juridische verschuivingen.

- Verbeteren en groeien
Goed georganiseerde processen zorgen voor geoliede ondernemingen. Ze zijn de motor van verbetering. De voordelen zijn talkrijk, van betere samenwerkingen tot meer ruimte voor innovatie. De juiste communicatie naar de betrokken zorgt ervoor dat de angst voor verandering verdwijnt en ze de voordelen van optimalisatie gaan zien.

Elk proces is anders, maar er zijn drie belangrijke stappen die bij elke optimalisatieslag een plek verdienen:

Stap 1: Breng de bestaande processen in kaart
Stel daarbij vragen. Welke processen zijn nou echt belangrijk? Welke impact hebben ze op mensen en afdelingen? Waar beginnen en stoppen ze? Hoeveel tijd kosten ze? Hoe verloopt de uitwisseling van informatie. Wees kritisch en eerlijk.

Stap 2: Verwijder verspillingen en ruis
Waar zitten de knelpunten, workarounds, verspillingen en andere problemen in de processen? Zijn er misschien punten of mensen die eigenlijk niks toevoegen? Welke schakels staan een vlekkeloos verloop in de weg? De belangrijkste antwoorden zijn je verbeterpunten.

Stap 3: Implementeer het geoptimaliseerde proces
Nu begint het optimaliseren en implementeren van verbeteringen. Kijk daarbij ook goed naar de mogelijkheden om delen te automatiseren. Niet alleen elimineert dat de kans op menselijke fouten, maar automatisering genereert data. En data geven inzichten. En met inzichten kun je verder optimaliseren.