Een beheerapplicatie voor ZwolleDoet!

ZwolleDoet! is hét startpunt voor vrijwilligerswerk, informele zorg en mantelzorg. De organisatie fungeert als een ‘vraag en aanbod’ systeem, waarbij organisaties en vrijwilligers elkaar kunnen vinden. Hiermee streeft ZwolleDoet! naar een hoge mate van zelfredzaamheid voor vrijwilligers, hulpvragers en vrijwilligersorganisaties in Zwolle. Op deze manier kan iedereen talenten en kwaliteiten inzetten voor een ander. Of eigenlijk, voor elkaar dus. ZwolleDoet! probeert hiermee tevens om de verschillende vrijwilligersorganisaties in Zwolle te bundelen en beter vindbaar te maken.

Onder ZwolleDoet! valt ook SamenZwolle. Hier vind en plaats je ook vrijwilligerswerk, maar ook alles wat je voor én met elkaar kunt doen in bredere zin. Denk bijvoorbeeld aan hulp in de tuin of een wandelmaatje. Van burger tot burger dus.

Zwolle bevat enorm veel mogelijkheden als het gaat om vrijwilligerswerk. Talloze organisaties zijn verbonden aan ZwolleDoet!. Denk aan het Rode Kruis, de plaatselijke voetbalvereniging of GGZ instellingen. Allemaal organisaties die mensen kunnen gebruiken die hun handen uit de mouwen steken. Al is het maar een paar uur per week. ZwolleDoet! wil deze vrijwilligers en organisaties samenbrengen. Het oude systeem voldeed niet aan wat nodig was. Het kon het groeiende relatiebestand niet aan en zat hiermee de efficiency (het werven van vrijwilligers) in de weg.

Daarom klopte ZwolleDoet! bij Doop aan. De vraag: kunnen we een platform creëren waarin organisaties hun vrijwilligersbeheer, activiteiten en oproepen kunnen onderhouden en beheren? Ook was het de wens dat de input, zoals een openstaande vacature, automatisch op meerdere sites geplaatst kon worden en dat via de sites gebruikers zelf oproepen en activiteiten kunnen plaatsen én kunnen reageren. Een applicatie voor het totale beheer van binnenkomende informatie dus, van twee kanten: de organisaties en vrijwilligers.

En zo ontstond de beheerapplicatie. Een ‘self service’ platform om alle communicatie tussen gebruikers te stroomlijnen. Zo kunnen organisaties, vrijwilligers en (hulpbehoevende) burgers zelf inloggen in ‘Mijn Omgeving’ om vacatures, activiteiten en oproepen te beheren en om binnengekomen reacties te bekijken. ZwolleDoet! is zelf in charge van de applicatie en stroomlijnt alle communicatie die binnenkomt ‘aan de achterkant’. Met een compleet dashboard zijn alle communicatiestromen volledig inzichtelijk en kunnen exports gemaakt worden. Denk hierbij aan exports voor analyse of ten behoeve van subsidieverstrekking. De flows zijn grotendeels geautomatiseerd, waardoor verzoeken direct met de juiste partij terechtkomen. ZwolleDoet! heeft haar handen dus niet meer vol aan het verwerken en vertalen van talloze aanvragen.

Het resultaat is dat organisaties vacatures en oproepen exact kunnen neerzetten zoals zij dat willen, waarbij ze de matching ook zelf in handen hebben. Ook is het reageren op een vacature erg laagdrempelig voor vrijwilligers omdat je geen account hoeft aan te maken. Je kunt snel filteren op je interessegebied: denk aan vacatures op het gebied van sport, of kunst en cultuur. ZwolleDoet! ziet dat hierdoor het gebruik van de applicatie en het aantal reacties toeneemt. De combinatie van communicatie, marketing én de beheerapplicatie zorgen ervoor dat deze werkwijze voor alle betrokken partijen veel meerwaarde levert. 

Tot slot is het resultaat niet alleen een dynamische beheerapplicatie, maar ook een co-creatieve samenwerking. Tweewekelijks heeft Doop met key users en andere betrokkenen binnen  ZwolleDoet! een sessie om verbeteringen en nieuwe features toe te voegen. Geen “u vraagt, wij draaien” dus, maar een proactieve samenwerking voor continue optimalisatie.